运销部管理

职能：负责公司磅房、煤炭采购供应的管理。

磅房管理规章制度：

一：磅房管理制度

1：热爱本职工作，坚持原则、坚守岗位，严守商业秘密，维护公司利益，严格遵守公司及部门制定的各项规章制度。

2：司磅员工作态度必须端正，工作细心、认真负责，不得弄虚作假、徇私舞弊，更不能有吃、拿、卡、要，收受贿赂等损害公司利益和形象的行为。

3：熟练掌握磅秤的操作规程及有关仪器、仪表的使用方法。严把计量关，做到手勤、眼勤。车辆过毛重、皮重时要仔细检查，坚决消缺堵漏。计量的软票、报表要求数字准确、工整，数据真实、可靠；软票上的票章，场收章,磅房章三个章要求盖章清晰，缺一不可，严禁弄虚作假。

4：作业结束后要及时规整单证，不错、不漏、不遗失，保持票据整洁。电脑报表与手写报表相互对应，保证准确如一。当电脑报表输入有误无法修正时，须及时汇报，向磅房负责人说明情况，电脑报表修改后，当班人员与磅房负责人签字方可生效。不得随意向无关人员提供任何生产数据。

5：爱护磅房设备，做好磅房“三防”工作：1 防火（离开磅房应切断所有与操作有关联的电源，房中明火使用以及添加煤炭注意安全，并定期倒炉子）；2 防盗（关、锁好门窗）；3 防雷（雷雨天气关掉电源，停止操作）。

6：做好室内及磅秤的卫生管理工作。要求室内干净，整洁，被褥铺放整齐，物品摆放到位。要求室外磅前、磅后，没有杂物和堆积物。并定于每两个月磅房室内大扫除一次，室外掏磅一次。

7：坚守岗位，认真计量，司磅员不得迟到、早退，中途串岗、溜岗以及做与工作无关的事，不得让闲杂人等进入磅房。

8：称重磅与回皮磅和上煤户车辆每五天对磅一次，并制表上交。

9：严格执行交接班制度。

10：保障上煤车辆过磅井然有序，车辆进出公司道路通畅。

二：磅房工作交接班制度

1：地磅交接

交班人员说明当日地磅称重，回皮数据情况有无偏差,各家上煤户车辆、车号有无违规操作，及时修正并引起注意；接班人员巡磅，查看磅板四周有无堆积物，间隙内有无卡石子、煤块等异物，应及时清理和疏通，保障地磅正常运转。

2：印鉴交接。

公章与私章加以区分和保存。

3：数据，报表交接。

交班人员把当日实收煤数一式两份交予综合部和站台站长，明细报表交与磅房主管，由第二天早8时前，磅房主管转交财务。

4：生产、工作用具与被褥、卫生交接。

室内外操作仪器是否运作正常。交班人员工作用具入箱，被褥入柜，要求物品摆放、整理到位。

三：司磅员岗位工作明细

1：班车定时定点发送，上班人员准时准点坐班车上班，在班车出发时，有必须解决的事，提前与班车司机沟通，避免有遗漏。

2：作好交接班工作。

3：及时向部门主管汇报当日上煤的上煤户。

4：车辆过磅的同时，保障道路通畅。

5：严格司磅。车辆过磅时，先检验司机手里煤车的各项信息和票据检验煤票是否合格，查看矿发过磅单毛重数据与我磅房显示毛重数据的差距，了解磅差的一定范围，严禁称重时司机压磅，办理手续，可以上站。

6：发现上煤车辆不正常吨位时，向司机问明情况，并特别通知场收人员加以注意。发现上煤车辆卸煤超时和不正常时，向场收问明情况。做到心中有数。

7：车辆回皮时，首先检验煤车是否上磅（煤车后轮胎的停放位置加以留意），其次，检验煤票是否合格，软票上是否含有粉煤章，查看矿发过磅单皮重数据与我磅房显示皮重数据的差距，了解磅差的一定范围，办理手续，加盖磅章后，可以下磅。

8：要求磅房24小时有人。如因公司聚餐或是磅房没有上煤车到点一起回来吃饭的情况下，由经理通知磅房主管安排员工统一回来就餐或是当班人员请示磅房主管回来就餐。不准不经通知和请示的情况下，当班人员擅自做主，一起回来就餐。

9：除正常过磅，办理手续外，出现其他任何情况，均需向磅房主管请示、汇报、说明。

10：作业结束后，认真核对电脑报表与手写报表是否统一，检验软票的总数是否有遗漏，票面上的三个章是否齐全。

11：汇报停磅时间。

四：磅房形象管理

1、磅房所有人员端正服务态度，严禁与客户吵架、打架等损害公司形象的行为。

2、磅房主管定期组织服务培训，且有培训记录及人员签字。

3、维护公司形象，对内、对外的正面形象，工作必须细致。

4、在做好清洁卫生等基础工作的基础上，创新工作方法，做到服务好、形象好；工作方式有理有节。

五：补票制度

一套四联上站票有丢失不全时，站台与磅房不予补票，只出证明。

1、一联（场收联）票据如有丢失，站台首先核对哪车票据丢失，票号是多少，是否上站。情况属实后，站台主管报给综合部处理。（票据不予补票，不开证明。）

2、二联（过磅联）票据如有丢失，首先确定是在磅房或在场收哪个部门丢失的，在哪个部门丢失的票据，首先在哪个部门开具证明。之后在另一个部门补全手续。核对哪天、哪车票据丢失，票号是多少，是否上站，情况属实后，予以证明。

开具证明条标准：

（1）、复印同套票的第三联（财务联）。

（2）、说明原因。

（3）、两个部门的当班人员与部门主管、部门经理共同签字，证明生效。

3、三联（财务联）如有丢失，首先确定是在磅房或在场收哪个部门丢失的，在哪个部门丢失的票据，首先在哪个部门开具证明。之后在另一个部门补全手续。核对哪天、哪车票据丢失，票号是多少，是否上站，情况属实后，予以证明。

开具证明条标准：

（1）、复印同套票的第二联（过磅联）。

（2）、说明原因。

（3）、两个部门的当班人员与部门主管、部门经理共同签字，证明生效。

4、二联（财务联）、三联（过磅联）同时丢失时，首先确定是在磅房或在场收哪个部门丢失的，在哪个部门丢失的票据，首先在哪个部门开具证明。之后在另一个部门补全手续。核对哪天、哪车票据丢失，票号是多少，是否上站，情况属实后，予以证明。

开具证明条标准：

（1）、复印同套票的第一联（场收联）和第四联（运费联）。

（2）、说明原因。

（3）、两个部门的当班人员与部门主管、部门经理共同签字，证明生效。

5、四联（运费联）票据如有丢失，首先核对哪天、哪车票据丢失，票号是多少，是否上站，情况属实后，予以证明。

开具证明条标准：

（1）、复印同套票的第三联（财务联）。

（2）、说明原因。

（3）、磅房当班人员与磅房主管签字，证明生效。

6、整套票据丢失，有两种情况：一种是存有记录下丢失。第二种是无记录下丢失。针对两种不同情况，部门经理现场作针对性处理。

六：领票开票制度

1、综合部直接对财务领取上站票，不允许上煤户直接从财务领取上站票。

2、上煤户如需领票直接从综合部登记，交钱办理手续。办理手续当中综合部需认真登记所有上站票的数量与票号，保证没有任何遗漏和错误，方便以后遇到开出的票据不合格时，有据可查。

3、上站票登记册应为一式二联，综合部、运销部·磅房各持一联，综合部办理好登记手续后交予运销部·磅房主管检验审核，准确无误后，检验过关，登记册一式二联各自保管，上站票由磅房主管保管，不允许上煤户自己保管。

4、各家上煤户如需上站时，上站票由磅房主管灵活发放到磅房，由磅房为所有上煤户办理开票手续，不允许上煤户自己开票。

总经理办公室管理规章制度

1：每日上、下班整理、打扫办公室，保持整洁良好的环境。

2：协调服务于各部门，及时处理各部门需求，以便于各部门更好的完成工作任务（例如打印合同、收发文件等）。

3：每日八点半前与行车室电话核对前日进、发车数量，并与装车站长再次核对确认，并记录列车标重、自重等信息。

4：每日18点后与行车室的当日进车发运报表核对当日进车数量。

5：当车皮计划装完发车后，应及时与乌兰木伦站沟通联系，并到车站进行列车检车。

6：当我公司计划从我站台出重后，应及时报包头办事处，以便包头办事处及时把车次、时间用短信方式通知办公室，办公室再以短信方式把车次、吨位及详细日期，通知秦皇岛办事处。如列车未按正常时间从万水泉发出，需向包头办事处询问原因并记录。

7：每日填写《李家塔铁路运销有限公司发运煤炭结算通知单》交与煤管部经理、装车站长确认数量并签字后，交与总经理审批并转交财务部。

8：我公司计划到港后，应及时向秦皇岛办事处询问记录该列车的煤质质量与过衡数量，办公室统计后，以书面形式报煤管部，如煤质低于5400大卡时，煤管部应对此列车做出说明后，办公室记录入档。

9：办公室每月月初统计我公司计划全部到港后的化验与轨道衡情况。

10：每月三方(煤管部经理、发运站长、办公室主任)分析对比港口与公司、公司与监狱筒装轨道衡数据,分析我公司轨道衡数据的准确性,三方签字入档。

11：及时与秦皇岛办事处联系各单位的购煤合同与公司资质等相关资料，交与财务部入档。

12：每日公司计划的提供以短信方式通知煤管部经理、发运站站长、煤站站长。

13：如有特殊情况，运销部通知办公室，办公室通知站台上煤数量或通知上煤户配车数量。

14：指定专人收发、保管公司日常合同、文件、资料。

15：每月26日前报财务职工考勤表。

16：办公室保密工作，针对通知、文件、合同、发运情况等，并对相关文件做电子备份。对电脑设置密码和屏保。

17：结合各部门下发对公司员工以及上煤户的处罚通知与公司决定，并制定补充相应的规章制度。

18：及时的对公司下发文件、煤价通知、奖罚决定、煤炭合同、每月的发运、上煤统计表、每日的化验报告、每日的发运、上煤日报表以及上级单位下发的文件、资料、公司资料、相关合格证等进行分档、归类进行保管。

常务副总经理岗位责任：

1：负责单位日常的运营管理，协助总经理对单位计划的制度及实施和检查。

2：掌握单位的组织机构，人事制度，各部门日常操作规程以及各项规章制度的落实。

3：向总经理建议任免部门经理及中层管理人员人选。

4：掌握控制及处理各种紧急情况的方法及步骤，妥善处理各种突发性事件。

5：主持单位各项人事培训工作，督导和考核部门的服务质量，及纪律性符合有关标准。加强公司职工队伍、干部队伍的建设，不断提高各类人员的思想素质和业务素质。

6：了解和分析单位需求，制度营销计划，负有拓展单位前景的责任。

7：了解和掌握营业情况及种种收费标准。主持制订公司年度预决算、审批公司重大经费的开支和公司资金的使用和分配方案。

8：协调各部门经理工作，定期召开会议，根据总经理的意向指导单位工作方向。直接领导经理办公室，负责审批以公司名义发出的各类文件、报表，批办上级来文，处理涉外事宜，做好公司内外的接待工作。

9：定期向董事会汇报工作，向公司职工大会报告工作，对于提出的问题和建议，积极解决和落实。关心职工生活，改善和提高职工的生活福利待遇。

10：当总经理外出，受总经理委托，代理行使总经理权力，包括公司章程和董事会授予的其它职权；完成领导交办的其它任务。

运销部经理岗位职责：

1：负责公司销售的全面工作，向上对总经理及董事长负责。

2：负责煤炭市场调查、分析和预算，及时准确掌握市场动态，为公司制定生产经营策略提供依据。

3：负责公司煤炭销售合同的签订，加强与供货单位的联系，确保合同有效执行。

4：随时与总经理（董事长）联系掌握最新的合同报价，以公司利益为原则避免无益合同的签订。

5：对影响煤炭的供货和运输环节进行监督检查，做好上站煤炭质量和数量的控制工作。

6：加强对本部门人员的管理，经常深入了解实际情况，及时指导工作，发现问题随时协调解决。

7：根据公司与客户所签订合同与铁路运力许可情况，安排专人提报全月一次正式发运计划、数次补充发运计划。

8：做好保密工作，不向外泄漏公司机密，保管印章等事宜。

磅房岗位责任

磅房主管岗位责任和主要权限：

1：服从部门经理的领导，完成本室各项工作任务。

2：负责本室人员的工作安排。

3：负责本室人员的考勤工作。

4：本室安全的主要负责人。

5：对员工有人事建议权。

6：有奖励与处罚的建议权。

7：员工事假的审批权（1天）审批权，规定休假的审核权。

8：负责与公司外部相关部门的协调工作。

9：主动关心员工，维护公司团队精神。

司磅员岗位责任：

1：服从各级经理和直属主管的领导。

2：坚持原则，秉公办事，执行公司的各项制度。

3：具有强烈的工作责任心，严格司磅，不亏吨，不盈吨。

4：维护公司利益，杜绝补票、未过磅填票等违规行为的发生。

5：填写票据及时、清晰、规范。

6： 保证每日业务数据及时、真实、规范、有效。

7：对客户热情、有礼，维护公司形象；工作要积极向上，勇于创新。

8：积极配合公司安全管理。

9：积极配合公司及本部门其它工作。

总经理办公室管理制度

职能：负责协助总经理对外事务工作的开展；总经理办公室（对外）管理。

总经理办公室主任岗位职责：

1：服从公司总经理、副总经理的领导。

2：负责公司级会议的组织，编写公司会议文件并下发、传达公司文件及精神。

3：收集、整理和汇总公司级资料。

4：组织、接待公司级客户及接待任务。

5：负责公司港口、铁路的对接、信息交流。

6：完成总经理安排的所有事务。

7：管理本部门人员工作任务，执行公司制度和决议。

8：工作积极向上，勇于创新。

9：积极配合公司安全管理。

10：积极配合公司及本部门其它工作。

采购供应室职责（待定）